عصر قم - کتاب «چگونه با خبرنگاران مصاحبه کنید» نوشته آلن استیونس و ترجمه عباس رضایی ثمینه، مجموعهای از توصیههای کاربردی برای آمادگی مدیران و سخنگویان، حضور مؤثر در مصاحبه، برگزاری نشست خبری و تعامل با رسانهها در شرایط عادی و بحرانی است.
به گزارش خبرنگار سرویس فرهنگی و اجتماعی خبرگزاری رسا ، کتاب «چگونه با خبرنگاران مصاحبه کنید؛ مدیران بخوانند» نوشته آلن استیونس و با ترجمه عباس رضایی ثمینه، اثری کاربردی برای مدیران، سخنگویان و افرادی است که به نمایندگی از سازمانها با رسانهها گفتوگو میکنند. این کتاب در ۱۲ فصل، مجموعهای از توصیهها و راهکارهای عملی را برای حضور حرفهای در رسانهها ارائه میدهد.
یکی از نکات قابل توجه کتاب، ساختار کاربردی آن است. نویسنده در مقدمه، شیوه استفاده از کتاب را توضیح داده و در بخشهای مختلف از «راهنماهای پنجدقیقهای» و «فهرستهای مرور نهایی» استفاده کرده است؛ ابزارهایی که به خواننده اجازه میدهد پیش از قرار گرفتن در موقعیت مصاحبه یا نشست خبری، مهمترین نکات را به سرعت مرور کند.
خبرنگار را دستکم نگیرید؛ بر کارتان مسلط باشید
در بخش نخست کتاب که به آماده شدن برای حضور در رسانهها اختصاص دارد، نخستین توصیه نویسنده این است که فرد باید بر حوزه کاری خود احاطه کامل داشته باشد. به اعتقاد استیونس، فردی که در مصاحبه حاضر میشود باید متخصص به نظر برسد و برای این کار، شناخت دقیق از حوزه فعالیت سازمان ضروری است.
برای نمونه، اگر فردی به نمایندگی از یک کارخانه با رسانه گفتوگو میکند، باید اطلاعاتی مانند تعداد کارکنان، محل کارخانه، کالاها و خدمات، فعالیتهای جاری و برنامههای آینده مجموعه را بداند. در مورد یک سازمان غیرانتفاعی نیز سخنگو باید از فعالیتهای جاری آن اطلاع کافی داشته باشد.
نویسنده در کنار تسلط بر کار، بر اهمیت هماهنگی نیز تأکید میکند و معتقد است برگه اطلاعاتی سخنگو باید همواره بهروز باشد و دستکم هر سه ماه یک بار محتوای آن بازبینی شود.
صدای مطمئن از تنفس آرام آغاز میشود
در بخش سوم کتاب که به «صدای شما» اختصاص دارد، نویسنده به رابطه میان آرامش، تنفس و کیفیت ارائه مطالب میپردازد. استیونس معتقد است اگر فرد بهطور کامل آرام باشد، صدای او نیز به شکل طبیعیتر و مطمئنتری ارائه خواهد شد.
از نگاه نویسنده، یادگیری شیوه صحیح تنفس یکی از مهمترین راهکارها برای حفظ آرامش و ارائه اجرایی همراه با اعتمادبهنفس در مصاحبه یا سخنرانی است. بنابراین، آمادگی رسانهای تنها به دانستن پاسخ پرسشها محدود نمیشود و کنترل وضعیت جسمی و صوتی نیز بخشی از این آمادگی به شمار میرود.
زبان بدن؛ پیامی که گاهی از کلمات بلندتر است
فصل پنجم کتاب به زبان بدن اختصاص دارد؛ موضوعی که نویسنده آن را از عناصر مهم ارتباط در مصاحبه میداند. بدن میتواند پیامی متفاوت از کلمات فرد به مخاطب منتقل کند و حتی میان سخنان فرد و حرکات بدن او تناقض ایجاد شود.
استیونس در این فصل، مبانی زبان بدن را بررسی کرده و درباره موضوعاتی همچون حالت ایستادن، دستها، تماس چشمی، راه رفتن و نحوه سخن گفتن توصیههایی ارائه میدهد. او در این زمینه به نمونههایی از چهرههای سیاسی، از جمله جان اف. کندی، نیز اشاره میکند.
کتاب همچنین به آماری اشاره میکند که بر اساس آن، ۵۶ درصد از تأثیرگذاری ارتباط به زبان بدن، ۳۸ درصد به لحن و تنها ۷ درصد به کلمات نسبت داده شده است. نویسنده خود نیز نسبت به دقت این اعداد تردیدهایی مطرح میکند، اما بر یک اصل کلی تأکید دارد: زبان بدن و نحوه ارائه پیام، بخش مهمی از ارتباط مؤثر است.
نشست خبری؛ هنوز هم مهم، اما نه بدون برنامه
یکی از بخشهای کاربردی کتاب، فصل دهم است که به برگزاری نشست خبری اختصاص دارد. نویسنده با اشاره به تغییر رفتار اهالی رسانه میگوید اگر در گذشته هنگام معرفی محصول یا خدمت جدید یک سازمان، نشست خبری یکی از نخستین گزینهها بود، امروزه رسانهها الزاماً استقبال گذشته را از این نشستها ندارند.
با این حال، نشست خبری همچنان میتواند ابزار مهمی برای ارتباط سازمان با رسانهها باشد، اما برگزاری موفق آن به سازماندهی و مدیریت دقیق نیاز دارد. هر سازمان ممکن است به دلایل مختلفی نشست خبری برگزار کند، اما هر نشست باید هدف مشخصی داشته باشد.
نویسنده در عین حال به مدیران هشدار میدهد که هیچ راهی برای کنترل کامل پرسشهای خبرنگاران وجود ندارد. برای مثال، اگر مدیر یک فروشگاه زنجیرهای برای افتتاح یکی از بزرگترین شعب خود نشست خبری برگزار کند، نباید انتظار داشته باشد خبرنگاران تنها پرسشهای مثبت درباره این رویداد مطرح کنند.
راهنمای پنجدقیقهای برای یک نشست خبری
استیونس در ادامه، یک راهنمای پنجدقیقهای برای برگزاری نشست خبری ارائه میکند که مجموعهای از نکات عملی را در بر میگیرد.
نخستین پرسش این است که آیا برگزاری نشست خبری واقعاً ضرورت دارد یا خیر. پس از آن، باید هدف نشست مشخص شود و اطمینان حاصل شود که افراد تصمیمگیر در سازمان با برگزاری آن موافق هستند.
انتخاب و کنترل محل برگزاری، توجه به زمان انتشار خبر و انتخاب زمان مناسب برای نشست، از دیگر توصیههای کتاب است. نویسنده پیشنهاد میکند زمان نشست بهگونهای انتخاب و برنامهریزی شود که دستکم ۷۵ درصد صندلیهای اتاق پر شود.
تمرین پاسخ به پرسشهای احتمالی، تهیه و تأیید فهرست شرکتکنندگان و توجه جدی به اولویتبندی موضوعات نیز از دیگر توصیههای این راهنماست.
وقتی سازمان با بحران مواجه میشود
فصل دوازدهم کتاب به تعامل با رسانهها در شرایط بحران اختصاص دارد؛ بخشی که از مهمترین توصیههای آن، قرار دادن افراد آسیبدیده در صدر اولویتهای سازمان است.
نویسنده تأکید میکند اگر در یک حادثه، افرادی مصدوم یا، بدتر از آن، کشته شده باشند، سخنان مدیران و مسئولان سازمان باید با درک و نگرانی عمیق نسبت به وضعیت آسیبدیدگان همراه باشد.
استیونس همچنین هشدار میدهد که بحران را نباید دستکم گرفت. اگر مدیر ارشد سازمان برای گفتوگو با رسانهها در دسترس نیست، دستکم باید پیام او برای رسانهها ارسال و قرائت شود.
یکی از صریحترین توصیههای کتاب نیز این است که هیچگاه نباید به خبرنگار دروغ گفت. از نگاه نویسنده، تلاش برای پنهانکاری در جریان یک بحران میتواند به بحرانی دیگر برای اعتبار و شهرت سازمان تبدیل شود.
مصاحبه تلفنی؛ همه چیز را ضبطشده فرض کنید
کتاب در بخشی دیگر به مصاحبه با نشریات چاپی و بهویژه مصاحبههای تلفنی میپردازد. نویسنده توضیح میدهد که گزارشگران رسانههای چاپی گاهی اطلاعات خود را از طریق تلفن جمعآوری میکنند و ممکن است برای ثبت دقیق سخنان مصاحبهشونده، تماس را ضبط کنند.
از این رو، یکی از نخستین توصیهها این است که مصاحبهشونده فرض کند همه مطالبی که در این گفتوگو بیان میکند، قابل ثبت و انتشار است و چیزی به نام «آفکور» را مفروض نگیرد.
استیونس توصیه میکند فرد در مصاحبه تلفنی صرفاً بر اساس واقعیت سخن بگوید و از بیان حدس و گمان خودداری کند. همچنین بهتر است مصاحبهشونده از پاسخهای خود یادداشت بردارد؛ چراکه پس از انتشار گزارش ممکن است درباره محتوای گفتوگو اختلاف یا چالش ایجاد شود و داشتن یادداشتها به روشن شدن ماجرا کمک کند.
در عین حال، یکی از مزیتهای مصاحبه تلفنی این است که فرد میتواند هنگام پاسخگویی به پرسشهای خبرنگار، یادداشتها، اطلاعات و نکاتی را که از قبل آماده کرده است در اختیار داشته باشد.
کتاب «چگونه با خبرنگاران مصاحبه کنید؛ مدیران بخوانند» در مجموع، تلاش میکند مدیران و سخنگویان سازمانها را برای مواجهه حرفهایتر با رسانهها آماده کند؛ از شناخت دقیق حوزه فعالیت و آمادهسازی اطلاعات گرفته تا کنترل صدا و زبان بدن، مدیریت نشست خبری، پاسخگویی تلفنی و نحوه تعامل با خبرنگاران در شرایط بحرانی.